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Comment choisir son logiciel de digital asset management ?

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L’explosion du volume d’actifs multimédias (photos, vidéos, fichiers sonores ou musicaux…) impose aujourd’hui le recours à un outil spécifique pour leur stockage et leur organisation de manière rationnelle. Sur un marché très large, voici les critères-clés d’un bon logiciel de digital asset management (DAM).

La richesse fonctionnelle

Une solution de DAM servant à gérer toutes les ressources numériques de l’entreprise, un grand nombre de fonctionnalités sont nécessaires. L’archivage est le premier, avec la facilité d’importation des fichiers avec gestion des droits d’images. Ensuite, pour les retrouver rapidement, le mode de classement et d’indexation est essentiel, avec le plus de paramètres possible : titre, copyright, description, métadonnées, mots-clés, tags, types de fichiers, source, lieux, personnes qui y figurent, etc.

Ces ressources étant destinées à une utilisation partagée en interne et en externe (par l’agence web ou de communication notamment), l’outil doit permettre l’alimentation par des personnes habilitées, mais également l’insertion de liens vers les réseaux sociaux ou la publication directe des contenus numériques sur le site internet ou la chaîne YouTube de l’entreprise, etc.

La compatibilité

Les fonctions collaboratives ainsi que la multiplication des matériels et applications au sein de l’infrastructure représentent un enjeu majeur pour les dirigeants et le DSI. En effet, il faut rationaliser les coûts et surtout éviter les duplications de tâches et incohérence au sein du système d’information.

Le logiciel d’asset management doit pouvoir s’intégrer au minimum à l’outil de Product Information Management (PIM) ou au Content Management System (CMS), l’objectif étant l’automatisation des publications.

La sécurité

Pour cette médiathèque ouverte, le partage sécurisé et la gestion/le contrôle des accès et permissions sont indispensables. En complément, la possibilité de tirer des statistiques sur l’utilisation des ressources et l’activité de chaque utilisateur sur la plateforme peut être utile pour déceler les actions non autorisées par exemple.

L’ergonomie

Qu’elle s’adresse à un entrepreneur indépendant, une TPE/PME, une collectivité ou une multinationale, la solution de digital asset management doit être accessible à tous les profils d’utilisateurs sans requérir des compétences techniques particulières. L’interface doit donc être ergonomique et intuitive, idéalement dotée d’un outil d’assistance, pour une appropriation rapide.

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